home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ APDL Eductation Resources / APDL Eductation Resources.iso / programs / admin / ra / _reg / help / names < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1989-05-20  |  1.9 KB  |  28 lines
  1.   This option allows you to enter the names of pupils initially. The program
  2. forces upper case entry surname first followed by first name, but will
  3. convert the printing to lowercase for printout etc. Some names such as Mc O'
  4. etc can cause problems with this but the common ones have been catered for.
  5. Please let me know of any of yours that cause problems. It is easier to
  6. enter the data if you do not have to worry about case and the program also
  7. assumes block entry by tutor group and sex, again to give minimum typing.
  8. The one provisor is that you use a first and second name only and that each
  9. name is unique. If you have five John Smiths you will have to call them
  10. SMITH JOHN1 etc or Johnny John or something. The computer ignores numerics
  11. for important printouts so SMITH JOHN1 would printout as John Smith but to
  12. find his record you would have to enter SMITH JOHN1. Any feed-back on this
  13. would be welcome. Since the program automatically overwrites old files with
  14. later versions you need to be careful when adding to a partially created
  15. file that you have specified that you have already started a file. Mistakes
  16. in data entry such as errors in spelling, assigning the wrong sex etc can be
  17. rectified using the amendment menu. It is worth using the desktop or *COPY
  18. to make backups of the NAMES file in a different directory or disc say every
  19. tutor group entered to avoid loss of data by mistakes until you are 100%
  20. confident.
  21.    The numbers linking students to their records are assigned immediately
  22. before the calendar dates are inserted on selecting menu option 3 and these
  23. need to remain the same. For this reason any additional students should be
  24. added after this has been done using the amend menu to add a record. As this
  25. option will intelligently assign a number not already currently in use. You
  26. should set up the file in order option 1, 2 then 3 or things will not work
  27. properly since you need the tutor group menu in order to set up the names
  28. file for example.